Автоматизация бизнес-процессов — выполнение элементарных операций с помощью ПО.
Зачем нужна автоматизация в магазине
Зачем автоматизировать бизнес? Учет можно вести в Excel — достаточно ввести данные, а все расчеты выполнит программа. Автоматизация розничной торговли дает существенный выигрыш:
- ту же работу можно выполнить быстрее;
- прозрачность учета товаров — 100 % достоверная информация, искажение данных исключено;
- меньше вероятность обмана со стороны сотрудников;
- оптимизация ассортимента — проще отслеживать остатки, легче понять, какие позиции нужно дозаказать;
- выше качество сервиса — персонал не отвлекается на рутинные действия, продавцы лучше обслуживают покупателей.
Только представьте, что достаточно отсканировать штрихкод, и в информационную базу автоматические попадают все данные об изделии: артикул, наименование, характеристики, цена. Высвободившееся время работник посвятит другим, более важным обязанностям.
Что можно автоматизировать
Любые операции, для которых реально составить алгоритм. Основные категории бизнес-процессов:
- Управляющие – обеспечивают функционирование системы. Например, постановка целей и отслеживание их выполнения (производственный план, объем продаж). Стратегический менеджмент: аналитика, отслеживание результатов, планирование.
- Поддерживающие – сюда относят бухгалтерские операции, техническое обеспечение, ведение кадровой документации.
- Операционные – формирование ассортимента, закупка продукции. Доступна маркировка товара, печать ценников, другие функции.
Шире возможности для реализации стратегически важных целей. Можно уделить больше времени переговорам, изучению поставщиков, работе с персоналом.
Как работает автоматизация в розничном магазине
Рассмотрим торговую точку по продаже продуктов. Обязательные условия: система «Честный ЗНАК», онлайн-касса. Ассортимент может насчитывать десятки тысяч позиций. Если вы собираетесь каждую завести вручную, на это потребуется несколько дней, так как надо указать штрихкод, стоимость, наименование, другие параметры. При ручном вводе вероятны ошибки.
С приложением же достаточно отсканировать штрихкод, информация подтянется автоматически. Обмен данными в таком случае происходит в двух направлениях: с кассы на ПО и обратно. Внесение корректировок занимает меньше минуты (на 1 позицию). Доступ к подобным программам на месяц обходится в 500−700 рублей, цена зависит от возможностей.
Наибольшего эффекта от автоматизации удается добиться за счет аутсорсинга — то есть, компания-аутсорсер берет на себя обслуживание онлайн-кассы. Цена вопроса? На нее влияет техническая оснащенность (сканеры, электронные весы, онлайн-кассы и так далее) и сложность работ. Так, если предстоит закупка оборудования, стоимость для крупных магазинов может достигать 500 000 рублей. Для небольших — в пределах 5000-25 000 рублей. Но это все равно выльется в экономию. Вы избежите пересортицы, сократите недостачи, освободите время сотрудников.
С чего начать автоматизацию магазина
С постановки задач. Какие проблемы удастся решить путем автоматизации? Возможные варианты: повышение продуктивности, систематизация бизнеса, более эффективное взаимодействие между сотрудниками, повышение продаж.
Далее нужно систематизировать бизнес-процессы и выбрать наиболее трудоемкие, рутинные операций. Чтобы не заполнять номенклатуру с нуля, в сервис можно загрузить файл Excel, в котором сотрудники работали раньше. Еще вариант — добавлять товары по штрихкоду из готового каталога на 1,5 млн позиций. Информация хранится в облаке, а не на физическом носителе, который может сломаться.
Не забудьте разграничить права доступа для сотрудников. В программе могут работать одновременно сразу несколько сотрудников. Но поскольку в системе отражена вся коммерческая информация о компании, необходимо ограничить доступ к ней для сотрудников, которые с такой информацией не работают.
Удобно, что в сервисе интегрированы все инструменты для учета алкоголя и сдачи отчетности. Программа обменивается документами с ЕГАИС и для ФСРАР формирует декларации по формам 11 и 12 на основе данных ЕГАИС.
Если все это делать вручную, потребуется слишком много времени. Автоматизация наиболее трудоемких процессов высвободит время для наиболее важного — отработки возражений клиентов, демонстрации преимуществ продукта, повышения качества сервиса.
Ошибки и проблемы при автоматизации бизнеса
Важно правильно оценить, что вы получите в результате. Один из ключевых факторов — экономическая целесообразность решений. Если надо вложить 100 000 рублей, а прибыль возрастет на 80 000 — значит, какие-то процессы автоматизировать не стоит. Категории операций, автоматизация которых, как правило, невыгодна:
- Редко повторяющиеся операции. Например, раз в несколько месяцев. Их проще выполнять вручную.
- Процессы, которые сложно структурировать. Далеко не все процессы поддаются простой алгоритмизации.
- Дорогостоящая поддержка. При выполнении аналогичной работы вручную меньше затраты труда и времени.
- Торговля товарами со сложными параметрами.
Использование приложений должно помогать менеджерам, но никогда не станет им полноценной заменой. Личные отношения зачастую значат очень много, поэтому даже при значительной автоматизации процессов нельзя забывать о личном факторе.
Обратитесь в компанию «ВКАССУ» — мы порекомендуем вам решение для вашего бизнеса. Оценим плюсы и минусы автоматизации конкретных процессов и внедрим систему, которая облегчит работу вам и вашим сотрудникам и поможет генерировать больше прибыли.
